وسائل تبسيط الاجراءات
- ترتيب أماكن جلوس الموظفين و الضباط حسب سير مراحل انجاز المعاملة و خريطة تدفق إجراءات و عمليات المعاملة .
- وضع لوحات ( دلالة ) استرشادية للمواطنين و الزائرين على ان تعلق في الاستعلامات و المداخل و المكاتب و تكون في مكان بارز و شاخص للعيان.
- تكليف مالايقل عن اربعة منتسبين صعوداً في مقر كل دائرة او موقع خدمي يرتدون وشاحاً تعريفياً مطبوعاً عليه عبارة ( مرشد المواطن).
- اللجوء للترقيم الفردي و الزوجي في المراجعة عند وجود زخم في المعاملات.
- تأكيد استلام الشكاوي و المقترحات و معالجتها و تخصيص خط ساخن و موقع الكتروني لهذا الغرض .
- الاهتمام بقاعة الانتظار و الاستقبال و توفير مستلزماتها
- عرض البدائل عند توقف الخدمة الالكترونية و جعل المراجعة حسب منطقة السكن.
- اتباع طريقة الكيوسيستم او ترتيب الصفوف و الطوابير,
- الاهتمام بالمفقودات وسجل الامانات.
- توفير خط خدمة انترنت للمراجعين بقاعة الانتظار.
- التاكيد على الابتسامة و الترحيب عند استقبال المواطنين.
- تليين نبرة الصوت وابداء المساعدة و المعالمة اللائقة.
- الاجابة قدر الامكان عند الاسئلة و الاستفسارات.
- تحديد الية الرد على الاتصالات الهاتفية بعد انتهاء الدوام الرسمي.
- تحديد الية الرد على البريد الالكتروني و سرعة الاستجابة .
- ايضاح الحقول الالزامية او الغامضة في الاستمارات.
- تخصيص صفحة بعنوان ( اتصل بنا على الموقع )
- استخدام الدوام المسائي عند حالات الزخم في المراجعة .
- تخصيص مرافق صحية لكلا الجنسين.
- انشاء استعلامات الكترونية.
- استخدام التطبيقات الذكية في التبليغات و الاستدعاء و الاستضافة و العمل بنظام الاحالة و التدوير.
- التمكين و التفويض و التخويل الصلاحية و استخدام التحفيز و مراعاة الحالات الانسانية و الحالات الطارئه و العاجلة و الفئات الهشة.
- الاهتمام بتوفير وسائل الراحة واجراء التغييرات و تنويع مستلزمات الشعور بالطمائنينه.
- ترتيب المراجعين حسب الحروف الابجدية او حسب ارقام السجل و لاصحيفة مع الالتزام بتبسيط إجراءات الفئات التالية :
الشهداء / الجرحى / المعوقين / ذوي الاحتاجات الخاصة / المهجرين / النازحين / الكفاءات العائدة للوطن / الاطفال / الايتام / الطلقات / الشيوخ و العجائز .
